La tua lista di controllo per rendere semplice la pianificazione della riunione di famiglia di medie dimensioni

Una guida settimana per settimana per aiutare la tua famiglia a creare una riunione di famiglia a cui tutti vorranno partecipare.

Aggiornato: 17 luglio 2018 Salva Pin FB Getty Images Fox Spit, Whidbey Island, Washington, Stati Uniti d'America

Una riunione di famiglia è un ottimo modo per riunire la tua famiglia insieme mentre cresce e cambia. esso's un'opportunità per celebrare la tua famiglia's cronologia, risultati recenti e nuove aggiunte. Che sia & # x201; s un picnic nel parco, un barbecue sulla spiaggia, una riunione del parco dello stato o un raduno in qualcuno'A casa, una riunione adeguatamente pianificata attirerà anche i membri della famiglia più distanti per un pomeriggio di divertimento al sole.

Se tu'Stai pianificando una riunione di famiglia per circa 100 persone, tu'Voglio iniziare la tua pianificazione con circa sei mesi di anticipo in modo da poter suscitare interesse e arruolare alcuni deputati per aiutarti a farcela. Qui's una lista di controllo per aiutare te e la tua famiglia a iniziare!

6 mesi prima

Prima che qualsiasi pianificazione possa iniziare sul serio, è necessario determinare chi vuole partecipare a una riunione. Invia un sondaggio di famiglia via email per valutare l'interesse, avere un'idea di quante persone parteciperebbero e scoprire quali date e luoghi funzionerebbero meglio. Dovresti anche chiedere del budget in modo da sapere quanti soldi sono disposti a spendere per l'evento. Prova a dare intervalli per il costo per persona in modo da farlo's facile per le persone a capire. Utilizza uno strumento online come Survey Hero per creare gratuitamente un sondaggio e condividere il link con i membri della famiglia. L'impostazione del sondaggio online ti aiuterà a organizzare le risposte non appena arrivano.

Adesso's anche il tempo di decidere se la riunione avverrà a un membro della famiglia's casa o in un'altra posizione. Le riunioni tenute nelle case sono spesso ospitate dalla matriarca o patriarca della famiglia, specialmente quando nonna'La casa di s ha svolto un ruolo importante nella storia della famiglia. Festose feste di Natale, barbecue casuali e persino feste di laurea possono essere occasioni meravigliose per riunire sotto lo stesso tetto parenti lontani e familiari a lungo perduti. Se il tuo spazio è un po 'limitato, potresti considerare di fare una riunione di famiglia "casa aperta", dove le persone possono andare e venire durante il giorno. Se tu'Se stai ospitando la riunione, o la nonna è, assicurati di avere aiuto. Arruolare alcune zie affidabili per cucinare e alcuni cugini entusiasti di organizzare attività. Oppure, se il budget lo consente, assumere un ristoratore per integrare i pasti fatti in casa e per far scorrere la bevanda.

Avere una riunione di famiglia in un luogo diverso da un familiare's casa significa che nessuna famiglia è responsabile di tutti gli accordi. Le attività possono essere distribuite tra gruppi familiari estesi, riducendo in parte il carico di pianificazione. Potrebbe anche consentire di ospitare più persone di qualsiasi altra persona's casa può. E, per i familiari in viaggio, un luogo con altre attività ricreative può consentire loro di trasformare la riunione in una vera e propria vacanza in famiglia, sfruttando al massimo i dollari di viaggio che vengono spesi.

5 mesi prima

Chiedi aiuto e riunisci il comitato per la pianificazione della riunione. tu'Ho bisogno di trovare parenti fidati ed entusiasti che possano farsi carico di:

• Trovare una posizione per l'evento. Se tu'non avere la riunione a un membro della famiglia's casa, tu'Dovrò iniziare a cercare una posizione. Il tuo aiutante dovrà cercare luoghi che soddisfino una varietà di interessi, livelli di età, abilità fisiche e risorse finanziarie. I parchi familiari sull'oceano o sul lago sono l'ideale; ci sono cose da fare su acqua e sulla terra e # x2014; attività per tenere i bambini occupati e rilassarsi sulle spiagge per adulti. Molte aree di vacanza e parchi statali hanno un "gestore di destinazione" che può aiutarti con i dettagli della tua riunione. Dai uno sguardo ai nostri consigli per 10 luoghi fantastici per una riunione di famiglia per stimolare alcune idee.
• Capire il cibo per l'evento. Se si pianifica un potluck, qualcuno dovrà determinare il menu, assegnando piatti e altri prodotti alimentari a ciascuna famiglia. Potrebbero anche aver bisogno di organizzare cotture extra e / o grigliate nel luogo. O se tu'Se non stai pianificando di gestire tutto il cibo da solo, il tuo aiutante dovrà trovare un ristoratore.
• Decorazioni, inviti e segni. Mettere una persona responsabile dei materiali stampati contribuirà a garantire un tema coerente per l'evento.
• Attività e intrattenimento. Un parente atletico potrebbe prendere in mano la rete da pallavolo, pianificare giochi per bambini e assicurarsi che la musica sia coperta. Croquet, badminton e pallavolo sono tutte ottime attività di gruppo per l'esterno. Oppure chiedi a un cugino di creare una sala giochi per bambini e pianificare di fare scorta di giochi da tavolo e altre attività per tenere occupati i bambini.
• Storia famigliare. Mettere insieme un albero genealogico è un ottimo modo per integrare il tuo patrimonio nell'evento. Potresti anche prendere in considerazione la creazione di un piccolo giornale di famiglia per evidenziare eventi familiari recenti, fatti speciali e cronologia.
• Fotografia e / o video. tu'Voglio registrare questo evento per i posteri. Prendi in considerazione l'idea di creare una galleria fotografica online in cui tutti possano condividere le loro foto dopo l'evento o creare un account con un servizio di fotolibro online in cui puoi creare foto ricordo per i partecipanti. 
• Pulire. Sollecitare diverse persone per questo enorme compito!

Prendi in considerazione la possibilità di gestire i tuoi volontari con uno strumento come Signup Genius, che ti consente di sollecitare volontari e inviare messaggi di gruppo e promemoria di attività senza ingombrare la tua casella di posta.

Dovresti anche avere conversazioni con il tuo team di pianificazione sul budget. In base al feedback ricevuto dal sondaggio iniziale, determina il budget di lavoro in modo da tenere sotto controllo i costi.

4 mesi prima

Spero che il tuo comitato abbia fatto i compiti! Quattro mesi prima della riunione di famiglia, pianifica di completare i seguenti compiti:

• Finalizza la data e il luogo. Scopri quali servizi saranno disponibili: acqua potabile, piscina, attrezzature per grigliate, spogliatoi, spazio interno (in caso di pioggia), tavoli da picnic e così via.
• Discutere temi e programma possibile.

Finalizza i piani per i favori e i cimeli della riunione. Sia esso's video, un opuscolo di storia familiare o T-shirt, i membri della famiglia vorranno qualcosa ricordare questa grande occasione. Vedi come mettere insieme la borsa di benvenuto per la riunione di famiglia perfetta. Chiedi a un familiare artistico di disegnare una maglietta, un cappello, una felpa o un altro capo di abbigliamento personalizzato. Chiedete al membro della commissione il compito di descrivere la storia della famiglia's necessario per un display dell'albero genealogico o video in modo da voi'pronti a fare quella richiesta di familiari.

3 mesi prima

Con i dettagli principali del tuo evento in atto, lo è's tempo di ottenere ufficialmente la parola e iniziare a bloccare i dettagli del giorno.

• Invia inviti. È possibile utilizzare un servizio online come Evite per ricevere inviti o inviarli via e-mail o posta tradizionale. In ogni caso, dovresti includere quanto segue:

Orari finali, posizioni, mappe, indicazioni stradali, costi e un programma di eventi.

Un'opzione di iscrizione per attività specifiche, se necessario.

Incarichi per parenti che si sono offerti volontari per portare cibo o altri oggetti.

Una richiesta di foto e / o storie che includeresti nella storia della famiglia o nel video.

Includere una data RSVP, insieme a un indirizzo e-mail, un numero di telefono o un indirizzo postale a cui possono rispondere. Chiedi ai familiari di fornire le loro informazioni sull'alloggio o l'arrivo, se necessario.

Follow-up con i volontari e distribuire i compiti in modo appropriato.

Pianifica eventi e attività. Se necessario, assicurati professionisti o luoghi per le tue attività. Ad esempio, prenota un campo di softball o noleggia guide turistiche o istruttori di yoga. Se la riunione sarà a qualcuno'a casa, chiedi ai parenti o al tuo centro locale se puoi prendere in prestito attrezzature sportive all'aperto o giochi per la sala giochi. Considera di avere una TV e un videoregistratore o un lettore DVD nella sala giochi, insieme a video adatti all'età per intrattenere i bambini quando tutti hanno bisogno di un po 'di tempo libero.

Acquista oggetti tu'Avremo bisogno di qualsiasi attività di crafting.

Pianificare e pianificare i pasti.

• Crea una lista di tutti i pasti'Mangerò o il cibo tu'Ho bisogno.
• Assegna un prodotto alimentare a ciascun parente. Assicurati di approfittare delle loro specialità di cucina, come la zia May'insalata di patate s, o cugino Lynn's torta di mirtilli.
• Un buffet informale è probabilmente l'approccio migliore per una riunione a casa, semplicemente perché consente alle persone di mangiare a turni. Questo è anche l'ideale se la seduta è limitata.
• Se hai intenzione di assumere un ristoratore, ora è il momento di metterli in sicurezza. Alcuni ristoratori gestiscono semplicemente la cucina, assicurano che il buffet sia rifornito e mantengano la bevanda che scorre, così puoi goderti la festa.
• Contatta i ristoranti per vedere se loro'Accomoderemo grandi gruppi e faremo prenotazioni se necessario.

2 mesi prima

Le cose cominciano a venire insieme e il divertimento è vicino! Rimani al passo con questi compiti organizzativi e tu sarai in buona forma.

• Tracciare i dettagli del partecipante. Inizia una lista di coloro che hanno confermato la loro presenza, dove sono'Rimarrò, e quando loro'Arrivo. Se hai utilizzato un sistema online come Evite per inviare i tuoi inviti, verrà tracciato RSVP. Ma mantieni un foglio Google o un documento Excel con tutte le altre informazioni a mano a mano che le risposte arrivano.
• Prenota attrezzatura da noleggio come un podio, un microfono, tavoli o sedie.
• Conferma le prenotazioni del ristorante e fornire il vostro ultimo preventivo degli ospiti.
• Fai gli acquisti finali.

Forniture artigianali

decorazioni

Bomboniere, t-shirt personalizzate, fotocamere usa e getta o altri oggetti che hai intenzione di distribuire durante la riunione.

Ordina copie della storia familiare o del video.

1 mese prima

Con 30 giorni prima della riunione, i primi compiti sulla tua lista delle cose da fare sono semplicemente la conferma dei dettagli dei piani che hai già in essere.

• Confermare con i parenti che portano cibo o altro materiale.
• Conferma i luoghi di incontro.
• Conferma le attività.
• Conferma dormitori.

2 settimane prima

Adesso's il momento di fare il check-in con i volontari a cui sono stati assegnati compiti specifici per confermare gli orari e il conteggio degli ospiti finali.

• Pasti

Contatta ristoranti con un conteggio degli ospiti finale, se necessario.

Ordinate piatti da portata fredda, torte o altri articoli per feste dal vostro negozio di alimentari o dal fornaio locale.

Contatta il servizio di catering con un numero di ospiti finale, se necessario.

I venditori

• Conferma i dettagli con il tuo fotografo / operatore video
• Conferma i dettagli con qualsiasi altro fornitore di servizi come leader di attività o guide turistiche

Decorazioni e segnaletica

• Acquista decorazioni e forniture dell'ultimo minuto.
• Crea segni e banner.

Pulire

• Confermare i volontari
• Prendere accordi per donare cibo avanzato a un rifugio locale o una dispensa alimentare

2 giorni prima

• Rivedi le minuzie reunion con i comitati.
• Prendi qualsiasi attrezzatura a noleggio, come sedie, tavoli, ecc.
• Preparare pagamenti finali e suggerimenti per qualsiasi professionista e aiutarvi'Ho assunto, come il catering e attendere il personale. Metti questi insieme in buste separate in modo da poterli distribuire rapidamente secondo necessità durante l'evento. Tieni presente che puoi inviare suggerimenti extra in un secondo momento se le loro prestazioni sono eccezionali. Altrimenti, una mancia da 10 a 15 percento è consuetudine se lo è's non incluso nella loro carica.

Il giorno prima

• Impostare e decorare.
• Dormire un po!

Post Reunion

Dopo l'evento, tu'Avremo qualche altro dettaglio di cui occuparmi. Entro 2 settimane dall'evento, tu'Ho bisogno di:

• Scrivi note di ringraziamento a partecipanti speciali, parenti che hanno donato tempo e denaro e qualsiasi altra persona che ha contribuito a rendere il tuo evento un successo.
• Carica foto su un servizio fotografico online. Se hai fotografato te stesso, carica le tue immagini su un sito come Shutterfly o Snapfish. In un paio di settimane, puoi condividere il link con i partecipanti e anche chiedere loro di aggiungere le loro foto all'album'Ho creato così altri membri della famiglia possono acquistare copie delle tue foto. Ospitare tutte le foto in un unico posto ti consente anche di creare un fotolibro che gli altri possono ordinare e un ricordo dell'evento.

Dona o distribuisci favori avanzati, decorazioni, opuscoli di storia familiare e così via.

Entro 4 settimane dall'evento, prenditi cura di quanto segue:

• Follow-up con operatore video e fotografo per scoprire quando i materiali saranno pronti per la distribuzione.
• Invia una e-mail o posta di massa a tutti coloro che hanno partecipato, riassumendo i festeggiamenti, ringraziandoli per aver partecipato e dicendo loro dove possono acquistare foto, video o altri articoli di follow-up dal tuo evento.