Cronologia della Riunione

Indipendentemente dalle dimensioni della tua riunione, la nostra sequenza temporale ti guiderà nella pianificazione di un evento senza interruzioni.

Aggiornato: 17 febbraio 2017 Salva Pin FB Non è mai troppo presto per iniziare a pianificare.

Le riunioni di famiglia sono disponibili in tutte le forme e dimensioni. Una cosa che condividono è che richiedono tutti una pianificazione anticipata. In effetti, alcune famiglie devono pianificare uno o due anni prima, a seconda delle dimensioni del clan e delle distanze che le persone devono percorrere. Più sei organizzato, più le cose andranno bene. Una regola empirica: dopo aver scelto una data, sii pronto a prenotare il sito. Dopodiché, tutti gli altri elementi dovrebbero andare a posto.

Stai pensando di pianificare una riunione? Consulta la nostra tempistica suggerita e adattala alle tue esigenze individuali.

Da 2 anni a 18 mesi prima *

• Ottieni il consenso della famiglia per portare avanti i piani di reunion.
• Formare un comitato per trovare un elenco di possibili date e luoghi.
• Esamina i possibili siti.
• Metti insieme un elenco di mailing / telefono / e-mail.

* Nota: questo tempo è generalmente richiesto per riunioni più grandi o per quelle in cui i membri della famiglia sono sparsi in tutto il mondo. Per riunioni più piccole, come i barbecue in giardino, potresti condensare la cronologia e iniziare a pianificare circa 6 mesi prima.

Da 18 a 12 mesi in anticipo

• Invia un messaggio iniziale che annuncia la riunione e un momento e un luogo provvisori. Chiedi ai membri della famiglia di rispondere se possono venire, in modo da ottenere una stima approssimativa dei partecipanti.
• Determina il budget. Arrivare a una somma confortevole per la stragrande maggioranza dei membri della famiglia.
• Fissare una data.

Da 12 a 9 mesi in anticipo

• Se prenoti un hotel, resort o struttura simile, prenota la posizione o il blocco di camere.
• Organizzare commissioni per intrattenimento / eventi, banchetti, cibo, assistenza all'infanzia, giochi, ecc.

Da 9 a 6 mesi in anticipo

• Se si pianifica una riunione in un parco, riservare spazio e riparo (se necessario).
• Pianificare il piano di riunione e le attività quotidiane (programmi, oratori, cerimonia di premiazione, visite, ecc.).

Invia un secondo mailing annunciando il tempo e il luogo (finalizzati) della riunione, le sistemazioni, i tipi di attività, il budget, i moduli di registrazione (se necessario) e un invito per i volontari.

Organizza banchetti o altri tipi di catering per grandi eventi.

Contattare un fotografo (o delegare un membro della famiglia come fotografo ufficiale).

5 mesi avanti

• Questo è un buon momento "intermedio" per rilassarsi. Prendi un massaggio.
• Spegni gli incendi quando necessario (ad esempio, la zia Joy è stata accidentalmente esclusa dalla lista degli inviti..

4 mesi avanti

• Progetta e ordina magliette, cappelli o altri ricordi di famiglia.

Idee di partito

• Conferma prenotazioni, intrattenimento, fotografo, catering, ecc.
• Seleziona le decorazioni, in particolare quelle che richiedono la stampa professionale (come i banner).

Calcola le esigenze di noleggio o di noleggio (ad es. Sedie, tavoli, dispositivi di raffreddamento, ecc.). Riserva.

Prenota una tenda per attività all'aperto (se necessario).

2 mesi avanti

• Invia cartolina / promemoria di follow-up.
• Disegna la lista dei partecipanti; effettuare chiamate di follow-up.
• Arruolare volontari per l'installazione, la pulizia, ecc. (Per qualsiasi evento li richieda).
• Preparare programmi e programmi.

1 mese avanti

Compra (o assegna un volontario per comprare) articoli non sterilizzabili (ad esempio, etichette nome, biglietti della lotteria, forniture artigianali, decorazioni, ecc.). Per pic-nic e barbecue, assicurarsi di includere prodotti di carta, sacchetti per la spazzatura, ecc.

Per pic-nic e barbecue, scegli il menu. Divvy su incarichi potluck.

2 settimane avanti

• Crea una lista di controllo. Includi l'elenco dei volontari e i loro compiti.
• Fai il check-in con i volontari e controlla i dettagli finali.
• Conferma gli accordi di riunione con la struttura.

1 settimana avanti

• Carica fotocamere e videocamere con pellicola / nastro / batterie.
• Assembla pacchetti di benvenuto, etichette nome, ecc.
• Gli "chef" di famiglia dovrebbero acquistare gli ingredienti e iniziare a cucinare.

Prendete o prendete "prestatari" (sedie, refrigeratori, ecc.) Consegnati. Predisponi la sistemazione della tenda.

Reunion Days (s)

• Controlla la tua lista di controllo. Organizza i volontari.
• Divertiti!

Azione supplementare

• Datti una pacca sulla schiena, rilassati e goditi gli avanzi.
• Contabilità completa; depositare i conti.
• Chiama o scrivi volontari per ringraziarli per i loro sforzi.
• Invia note di ringraziamento al responsabile della localizzazione, al servizio di catering, al personale dell'hotel e agli altri se tu'sono felice dei servizi forniti.
• Invia mailing / newsletter di follow-up a tutta la famiglia, compresi coloro che non hanno potuto partecipare, descrivendo gli eventi del fine settimana.

• Rifletti e valuta per la prossima riunione: che cosa ha funzionato? Cosa non ha't?
• Inizia a pianificare la tua prossima riunione.