Scegli la data, la lunghezza e la posizione

Con un po 'di pazienza e lavoro di squadra, puoi selezionare un luogo e una data per la riunione che funziona per quasi tutti. Ecco come.

Aggiornato: 17 febbraio 2017 Salva Pin FB Ottenere un consenso di gruppo su una data e un luogo non deve essere difficile.

Che cosa's la decisione più importante quando si pianifica una riunione di famiglia? "Imposta una data in modo che i membri della famiglia possano inserirla nei loro calendari prima di pianificare le vacanze", afferma Tom Ninkovich, autore di Manuale della riunione di famiglia (Reunion Research, 1998). E, ricorda, l'aspetto chiave della scelta di una data di riunione è di attenersi alla tua decisione finale. Cambiare la data creerà solo il caos per gli altri. Cose da considerare quando si sceglie una data: Pianificare in anticipo. La maggior parte delle riunioni devono essere pianificate con uno o due anni di anticipo. La pianificazione anticipata ti consente di prenotare il luogo di incontro ideale. Pianificare in anticipo consente inoltre ai partecipanti di accantonare i tempi di ferie e risparmiare denaro a cui potrebbe essere necessario partecipare. Ottenere un consenso. don't solo scegliere la data'è giusto per te Sondare i membri della famiglia per evitare conflitti temporali. Se ci sono membri della famiglia che devono assolutamente frequentare (ad esempio, i nonni), controlla prima con loro. Quindi scegli una data'il meglio per la maggior parte delle persone. Ci sono molti modi per scegliere una data. Potresti offrire 3-4 opzioni diverse e far inviare ai familiari i loro voti entro una certa scadenza. Potresti voler offrire alcune spiegazioni sul perché certe date potrebbero essere migliori di altre. Ad esempio, il tuo invio iniziale potrebbe dire: "Zio Bert festeggerà il suo 80 ° compleanno il 10 giugno. Wouldn'Sarebbe fantastico rendere omaggio al nostro zio preferito lanciando una riunione di famiglia quel fine settimana? "Quindi offri due o tre altre possibili date come backup: i membri della famiglia conoscono le regole della maggioranza, ma sfortunatamente qualcuno avrà sempre un conflitto. Il modo per risolvere questo problema è impostare date potenziali per le prossime due riunioni. In questo modo, le persone che possono'spero di partecipare a questo momento spero di arrivare al prossimo.

Idee per le date

Seleziona una data Ecco alcuni suggerimenti:

• Pietra miliare della famiglia o giorno speciale: Questi tipi di date potrebbero includere un anniversario d'argento o d'oro, un nonno's o sambuco's compleanno, un matrimonio o una laurea, un antenato's compleanno o data di immigrazione, una festa di pensionamento, una nascita o una festa etnica o religiosa.
• Periodo dell'anno / stagione: "La maggior parte delle riunioni di famiglia si svolgono tra giugno e settembre perché il tempo è migliore, i viaggi sono più facili, la scuola è fuori, e l'estate è il momento tradizionale per le vacanze", afferma Ninkovich. Tuttavia, alcune famiglie preferiscono approfittare dei pacchetti di valore "fuori stagione", che includono aprile-maggio, ottobre-novembre e dicembre-febbraio (eccetto località balneari e aree sciistiche tropicali). Alloggi e tariffe aeree tendono ad essere più bassi in questi tempi. Gli svantaggi sono che le condizioni di viaggio possono essere dure (si pensi alla neve) e che i bambini tendono a frequentare la scuola.
• Vacanze: In alcune città, le festività legali come il Memorial Day, il 4 luglio e il Labor Day sono considerate "fuori stagione" perché i soliti viaggiatori d'affari sono in vacanza. I lunghi fine settimana di vacanza sono di solito perfetti per riunioni in città come Chicago, New York e Washington, D.C. Ricorda che le feste del Ringraziamento o di fine anno funzionano bene per piccole riunioni vicine a casa. Ma di solito queste feste sono don'funzionano bene per famiglie grandi o geograficamente distanti, poiché la maggior parte delle persone tende ad essere più concentrata sulle proprie famiglie nucleari in questo periodo dell'anno.

Una specifica riunione, fine settimana o mese: "Molte famiglie stabiliscono una particolare riunione in cui possono contare di anno in anno, come ad esempio 'secondo sabato di agosto,'"dice Ninkovich." La riunione non può essere tenuta ogni anno, ma quando viene tenuta tutti sanno quando sarà. "

Decidi sulla lunghezza della riunione

Le riunioni possono durare da un pomeriggio a tre o più giorni. "Una regola generale è che le persone più lontane devono viaggiare, più a lungo durerà la riunione", dice Ninkovich. Poche persone voleranno in fuoristrada per il tè pomeridiano. Piccole riunioni in media un giorno. Le riunioni più grandi durano circa due o tre giorni. Tu don'Voglio che durino troppo a lungo, consiglia Ninkovich. "La tua prossima riunione ne trarrà beneficio se li lasci desiderare di più."

Dopo aver deciso quando si terrà la riunione, la prossima grande decisione sarà: dove? Le possibilità possono sembrare infinite. Gli esempi includono parchi di divertimento, un campo, chiesa, dormitori universitari, condomini, centri congressi, una nave da crociera, siti storici, case, alberghi, case galleggianti, motel, riserve naturali, un parco, un ranch o fattoria, resort e zoo. In generale, la tua scelta dipende dalla dimensione della riunione, dal periodo dell'anno, dall'accessibilità e dal tipo di riunione'Mi piacerebbe avere (ad esempio, un piccolo picnic, una crociera, un campeggio rustico, ecc.). Ricorda che nessun sito sarà perfetto. "Se è bello e poco costoso, è localizzato in remoto, economico e conveniente? L'estetica ha molto da desiderare", afferma Jennifer Crichton, autrice di Riunione di famiglia (Workman Publishing, 1998). "Le riunioni riguardano la vita familiare e la vita familiare è più un compromesso che una perfezione". Tuttavia, è possibile trovare un sito che soddisfi la maggior parte delle tue esigenze. Di seguito sono elencate le cose da considerare per quattro tipi di riunioni di base.

Le domande da porre includono:

• Avete abbastanza spazio per tutti per sedervi e mangiare comodamente, con spazio sufficiente per far correre i bambini?
• Quanti tavoli e sedie possono stare nel cortile di casa?
• C'è abbastanza spazio in casa in caso di maltempo?
• C'è spazio per una tenda?
• La tua casa, la tua strada o i tuoi vicini possono ospitare il parcheggio?
• Sei disposto a "lasciar andare le cose" per ospitare una grande folla nella tua casa? I bambini piccoli possono correre attraverso la tua casa (quindi mettere via i fragili). Il tuo prato potrebbe prendere un battito. Potresti raccogliere tazze di carta, piatti e tovaglioli da ogni fessura della tua proprietà molto tempo dopo che i tuoi ospiti sono andati via. Chiedilo a te stesso, 'Posso gestire il casino?'

Se la risposta a molte di queste domande è "no", potresti voler considerare i parchi pubblici come un'altra opzione (vedi Reunion di Hometown nella pagina successiva).

È più probabile che questo tipo di evento si svolga in famiglia's città natale originale. Le domande da porsi includono:

• Se la tua casa non è'Sono abbastanza grandi da ospitare una folla, ci sono parchi pubblici vicini o riserve naturali che possono ospitare il tuo clan?
• Il parco ha un riparo o un padiglione per proteggerti dal sole o dalla pioggia?
• Hai bisogno di prenotare in anticipo? Se è così, quando?
• Hai bisogno di ottenere un permesso? Se è così, scopri i dettagli come come e quando applicare e quanto costerà.
• Il sito è accessibile in auto o in autobus? C'è un parcheggio?
• È accessibile alle sedie a rotelle (se necessario)?
• Quanto sono vicini i servizi igienici? (Potrebbe essere necessario affittare un bagno portatile.)
• C'è acqua da bere e / o da lavare nel sito?
• Quali servizi sono disponibili per i tuoi ospiti (ad es. Baseball, tennis, parco giochi, spiaggia o lago, canottaggio, ecc.)?
• Le griglie sono consentite?
• C'è un'ordinanza riguardante le bevande alcoliche?
• Quanti tavoli da picnic / panche sono disponibili? C'è una zona ombreggiata per le coperte da picnic?
• L'elettricità è disponibile o devi portare un generatore (per cose come un microfono, strumenti musicali, ecc.)?
• Il parco fornisce pattuglie di sicurezza?

Riunioni più lunghe della durata da 3 a 4 giorni di solito richiedono alloggi più grandi, come alberghi, motel, resort, dormitori o centri congressi. Una volta tu'Hai individuato la posizione geografica della tua riunione, potresti voler contattare l'ufficio turistico locale, le Camere di commercio e gli uffici dei congressi e dei visitatori. Questi professionisti possono aiutarti a trovare alloggi, ristoranti, tour, catering, fotografi, ecc. Le domande riguardanti gli alloggi dovrebbero includere:

• Quanto dista il sito dagli aeroporti e dalle stazioni ferroviarie locali? Il trasporto è fornito? C'è l'accesso ai mezzi pubblici?
• La struttura ha tariffe di gruppo?
• Si applicano sconti (ad es. Per tariffe "fuori stagione")?
• Ci sono "omaggi" (ad esempio, una stanza gratis per un certo numero di camere a pagamento, i bambini soggiornano gratuitamente)?
• È richiesto un deposito? Quando è dovuto? Qual è la politica di rimborso / cancellazione?
• Sono presenti sale riunioni e / o banchetti in loco o nelle vicinanze?
• Quali ristoranti sono disponibili sia sul posto che nella zona?
• C'è una piscina (al chiuso o all'aperto)?
• Quali altre strutture sono a disposizione degli ospiti (ad es. Spa, palestra, tennis, caffetteria, salone, ecc.)? Quali sono le accuse?
• Può la struttura fornire i nomi e le informazioni di contatto di altri organizzatori di riunioni che hanno utilizzato il sito di recente?
• Un membro della famiglia che vive nella zona può fare un'ispezione in loco?
• Ci sono tavoli, sedie, bacheche e altre attrezzature disponibili per la registrazione / presentazioni? C'è una carica?

Qual è la politica sul fumo? Sono disponibili camere da letto "non fumatori"?

C'è l'accesso per sedie a rotelle (se necessario)?

Il parcheggio è disponibile? È gratis? C'è un lotto pubblico nelle vicinanze?

Chiedi sempre alla struttura di inviarti un contratto con tutti i dettagli che hai discusso. Rivedi attentamente.

Una fonte utile è Manuale della riunione di famiglia di Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998).

Camping Out

Per riunioni che durano un'intera settimana, alcune famiglie preferiscono accamparsi in tende, camper o roulotte. Controlla quanto segue:

• Durante quali stagioni sono aperti i campeggi?
• Quali sono le tasse? Con quanto anticipo è necessario prenotare?
• Quanto dista il sito dalla spiaggia più vicina, dalla città, dalla zona storica, dalle montagne / sentieri escursionistici, dai negozi, dal parco nazionale o statale, dal parco a tema e / o dall'area turistica?
• Quali sistemazioni sono disponibili (ad esempio, tende, roulotte / camper, logge o letti a castello)?
• Sono disponibili allacciamenti per acqua ed elettricità?
• Quali servizi sono forniti (ad es. Griglie per barbecue, fuochi da campo, siti / ripari coperti, cibo, ghiaccio, bagni / servizi igienici, docce con acqua calda / fredda, tavoli e panche, spazzatura, lavanderia)?
• Quali attività si trovano nelle vicinanze (ad es. Navigazione in barca, zaino in spalla, sport, escursioni, nuoto, pesca, ecc.)?

Affittare condomini, una casa o dormitori

Un'altra opzione è quella di affittare condomini, una casa o dormitori. Per le stanze dei dormitori - a volte disponibili durante i mesi estivi - contatta i dipartimenti per l'alloggio dei college nella tua area di riunione. Per informazioni sugli affitti condominiali, consultare le Camere di commercio locali, l'ufficio turistico o l'Ufficio per i congressi e i visitatori. Puoi anche cercare le Pagine Gialle, su carta o online, per gli agenti immobiliari locali, che spesso pubblicano opuscoli con informazioni sul condominio o sulla casa.

Yahoo

Verizon Superpages

Quando organizzi le prenotazioni, assicurati di chiedere:

• Durante quali stagioni sono disponibili camere?
• Quanto distano gli alloggi dalle aree ricreative più vicine (ad es. Spiaggia, città, area storica, montagne / sentieri escursionistici, negozi, parco nazionale o statale, parco tematico e / o area turistica)?
• Quali strutture sono disponibili nelle camere (ad esempio, bagni / docce nelle camere o nelle sale, frigoriferi, forni, microonde, ghiaccio, ecc.)?
• Le camere hanno condizionatori d'aria?
• Sono forniti lenzuola e asciugamani?
• Dove si trova la lavanderia automatica più vicina?
• C'è una sala comune per riunioni, pasti, feste, ecc.? C'è un costo aggiuntivo? La camera deve essere prenotata in anticipo?

Ancora bloccato? Consultare le seguenti fonti: pubblicazioni:

• Riunione di famiglia di Jennifer Crichton (Workman, 1998)
• Manuale della riunione di famiglia di Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998)
• Family Reunion Planner di Donna Beasley (Macmillan, 1997)
• Il libro genealogico per la riunione di famiglia di Edith Wagner (Lowell House, 1999)
• riunioni Magazine Workbook & Catalogue (2001); 414-263-4567

Convention and Visitors Bureau (CVB): organizzazioni non profit che rappresentano città o regioni per tutti i tipi di riunioni. La maggior parte dei CVB offre i propri servizi gratuitamente e può contribuire a ottenere costi di alloggio, ispezioni sul posto e altri servizi in base alle proprie esigenze. Controlla i CVB locali cercando le pagine gialle online.

Associazione internazionale di Convention & Visitor Bureau

Verizon Superpages

Yahoo (Pagine gialle)

Libri telefonici: Disponibile per qualsiasi parte del paese - 800-848-8000 - o su CD-ROM nella tua biblioteca locale.

Camere di Commercio: Buone fonti di alloggio, ispezioni in loco, mappe, opuscoli informativi, viaggi per visite sul sito, ecc.