The Uber Family Reunion Una checklist di pianificazione

Una guida mese per mese per aiutare la tua famiglia a creare una grande riunione di famiglia.

Aggiornato: 17 febbraio 2017 Salva Pin FB

Grandi riunioni di famiglia sono occasioni meravigliose progettate per celebrare la tua famiglia's patrimonio e tradizioni di lunga durata, e la tua famiglia's futuro. Questi tipi di riunioni di solito coprono diverse generazioni, e includono il quarto e il quinto cugino, forse anche di più.

Se tu'sta pianificando una grande riunione di famiglia, esso'È una buona idea iniziare a valutare l'interesse e raccogliere le informazioni di contatto più di un anno prima. Ancora più importante: riunisci una squadra di parenti che ti aiuterà a coordinare questo grande evento e tutte le cose che lo accompagnano. Qui's una lista di controllo per aiutare te e la tua famiglia a iniziare!

12-18 mesi prima

Crea una mailing list. Inizia un database di indirizzi postali, numeri di telefono e indirizzi e-mail che è possibile aggiungere e aggiornare in modo da poter ottenere la parola. Prendi in considerazione l'idea di avviare un "gruppo" online su Yahoo o su Hotmail in modo da poterti facilmente contattare.

Determinare l'interesse dei membri della famiglia. Invia un sondaggio di famiglia (via e-mail o per posta) per valutare l'interesse per una riunione, avere un'idea di quante persone potrebbero partecipare, determinare date, luoghi e scoprire quale potrebbe essere la loro idea della riunione perfetta.

11-12 mesi prima

Formare i comitati di riunione.

• Coordinatore del sito per impostare le sistemazioni
• Tesoriere per tenere traccia delle spese e organizzare attività di raccolta fondi
• Pianificatore culinario per organizzare i menu, pianificare i pasti, contattare i ristoratori e valutare i ristoranti locali

Imposta il designer per gestire decorazioni e segni

Direttore degli eventi per pianificare attività e intrattenimento

Segretario della Riunione per coordinare le comunicazioni e gestire le richieste

Storico per fornire uno sfondo familiare quando necessario

Fotografo / videografo per registrare l'evento

Governante capo per la pulizia

Crea un budget e un sistema di contabilità.

Inizia la raccolta di fondi. Grandi riunioni familiari possono essere costose per gli organizzatori, anche quando ogni partecipante paga a modo suo. Ecco alcune idee per aiutarti a sostenere le tue spese, o per finanziare la partecipazione di membri della famiglia lontani, o persone con bisogni speciali.

• Tieni una lotteria di famiglia, un'asta o una vendita di garage in cui gli oggetti in vendita includono la nonna's trapunte, mobili fatti a mano, bambini' arte, o memorabilia. Coordinare la vendita su Internet.
• Realizza un documentario di famiglia usando un software per la creazione di filmati. Schermalo alla riunione e vendi copie.
• Chiedi le donazioni dalla famiglia. Crea un sito Web di reunion su cui è possibile effettuare donazioni tramite un account PayPal, un servizio online sicuro che ti consente di inviare e ricevere denaro con un conto corrente o carta di credito utilizzando solo un indirizzo e-mail.

Luoghi di ricerca e strutture.

• Fate in modo che i vostri eventi siano posti di ricerca per direttori che soddisfano una varietà di interessi, livelli di età, abilità fisiche e risorse finanziarie.
• Il barbecue sul cortile può essere il luogo classico, ma considera opportunità di memoria come una nave da crociera o un ranch per tizi. I resort per famiglie sull'oceano o sul lago sono l'ideale; ci sono cose da fare sia sull'acqua che sulla terra - attività per tenere i bambini occupati e rilassarsi in spiaggia per adulti.
• Molte aree di vacanza hanno un "gestore di destinazione" che può aiutarti con i dettagli della tua riunione. Inoltre, hotel e resort spesso designano un membro del proprio personale di vendita come specialista della riunione.

10 mesi prima

Finalizza la data e il luogo. Scopri quali servizi saranno disponibili: acqua potabile, piscina, attrezzature per grigliate, spogliatoi, spazio interno (in caso di pioggia), tavoli da picnic, ecc..

Pianificare le sistemazioni.

• Creare un elenco di strutture locali e vedere se è possibile concordare uno sconto su un blocco di stanze.
• Contatta i membri della famiglia locale per vedere se loro'd essere disposto ad ospitare parenti nella loro casa. Compilare volontari' nomi e numeri di telefono in una lista.

Vieni con un programma di riunioni provvisorie, tema e costo approssimativo per persona.

Invia e-mail o e-mail salva-data.

• Includere un programma di riunioni provvisorio, tema, costo approssimativo per persona e opzioni di alloggio.

Richiedi informazioni sui parenti scomparsi.

Richiedi informazioni su tradizioni familiari, ricette e attività che potresti voler includere nel tuo evento.

Richiedere volontari per aiutare con la pianificazione, o per portare cibo, materiale per l'artigianato, reti da pallavolo o altri oggetti per il gruppo's uso.

8-9 mesi prima

Contattare i volontari e distribuire i compiti in modo appropriato.

Noleggia un fotografo.

Noleggia un videografo.

Noleggia l'intrattenimento -- disc jockey, banda o altri tipi di intrattenimento, se applicabile.

Prenotare alloggio.

8 mesi prima

Pianifica eventi e attività.

• Proteggi professionisti o luoghi per le tue attività. Ad esempio, effettuare prenotazioni di rafting, prenotare un campo di softball, noleggiare guide turistiche o istruttori di yoga.
• Inizia ad acquistare oggetti'Avremo bisogno di qualsiasi attività di crafting.

Pianificare e pianificare i pasti. Se tu'Stai facendo un picnic informale, un lungo viaggio in campeggio o un weekend a Las Vegas, tu'Voglio pianificare un menu e / o trovare ristoranti ragionevoli che possano ospitare grandi gruppi.

• Crea una lista di tutti i pasti'Mangerò o il cibo tu'Ho bisogno.
• Assegna un prodotto alimentare a ciascun parente.
• Contatta i ristoranti per vedere se loro'Accomoderemo grandi gruppi e faremo prenotazioni se possibile.

Finalizza i piani per i favori della riunione, video, opuscoli di storia familiare o magliette. I membri della famiglia vorranno qualcosa per ricordare questa grande occasione.

• Chiedi a un familiare artistico di disegnare una maglietta, un cappello, una felpa o un altro capo di abbigliamento personalizzato.
• Raccogli risorse per la cronologia o il video della tua famiglia.

Se decidi di dare favori, le videocamere usa e getta e le scatole di fiammiferi sono due opzioni economiche che possono essere personalizzate per il tuo evento.

6 mesi prima

Invia inviti.

• Includere tempi, posizioni, mappe, indicazioni stradali, opzioni di alloggio, costi e un programma di eventi finalizzati.

Includere un'opzione di registrazione per attività specifiche, se necessario.

Includere compiti per parenti che si sono offerti volontari per portare cibo o altri oggetti.

Includi una richiesta di foto e / o storie che includeresti nella storia della famiglia o nel video.

Includere una data RSVP, insieme a un indirizzo e-mail, un numero di telefono o un indirizzo postale a cui possono rispondere. Chiedi ai familiari di fornire le loro informazioni sull'alloggio o l'arrivo, se necessario.

5 mesi prima

Inizia una lista di coloro che hanno confermato la loro presenza, dove loro'Rimarrò, e quando loro'Arrivo.

Prenota attrezzatura da noleggio come un podio, un microfono, tavoli o sedie.

Inizia la compilazione e la scrittura il tuo opuscolo o video di storia familiare. tu'Dovrò finire questo quattro mesi prima della riunione per avere il tempo di ordinare il numero di copie che ti servono.

Da 3 a 4 mesi prima

Fai gli acquisti finali.

• Forniture artigianali
• decorazioni
• Bomboniere, t-shirt personalizzate, fotocamere usa e getta o altri oggetti che hai intenzione di distribuire durante la riunione
• Altro _______________________________

Ordina copie della storia familiare o del video.

Due mesi prima

Conferma le prenotazioni del ristorante e fornire il vostro ultimo preventivo degli ospiti.

Conferma con i parenti chi porta cibo o altro materiale.

Conferma i luoghi di incontro.

Conferma le attività.

Conferma dormitori.

2 settimane prima

Contatta ristoranti con un conteggio degli ospiti finale.

Contatta i professionisti di te'ho assunto e confermare gli orari, le località e il conteggio degli ospiti finali.

• Fotografo
• operatore video
• Divertimento
• Coordinatori di attività, istruttori, guide turistiche

Controlla la tua lista di cose da fare.

Acquista decorazioni e forniture dell'ultimo minuto.

Crea segni e banner.

Fare accordi per donare cibo avanzato in un rifugio locale o in una dispensa alimentare.

2 giorni prima

Rivedi le minuzie reunion con i comitati.

Preparare pagamenti finali e suggerimenti per qualsiasi professionista e aiutarvi'ho assunto. Metti questi insieme in buste separate in modo da poterli distribuire rapidamente secondo necessità durante l'evento. Tieni presente che puoi inviare suggerimenti extra in un secondo momento se le loro prestazioni sono eccezionali. Altrimenti, una mancia da 10 a 15 percento è consuetudine se lo è's non incluso nella loro carica.

Il giorno prima

Impostare e decorare.

Dormire un po!

Entro 2 settimane dall'evento, dovrai:

Scrivi note di ringraziamento a partecipanti speciali, parenti che hanno donato tempo e denaro e qualsiasi altra persona che ha contribuito a rendere il tuo evento un successo.

Invia denaro per i suggerimenti aggiuntivi e i pagamenti finali rimanenti.

Sviluppa film. Assicurati di avere dei CD creati in modo da poter caricare le foto su ofoto.com o su shutterfly.com. In questo modo altri membri della famiglia possono acquistare copie delle tue foto.

Dona o distribuisci favori avanzati, decorazioni, opuscoli di storia familiare, ecc.

Entro 4 settimane dall'evento:

Follow-up con operatore video e fotografo per scoprire quando i materiali saranno pronti per la distribuzione.

Invia una e-mail o posta di massa a tutti coloro che hanno partecipato, riassumendo i festeggiamenti, ringraziandoli per aver partecipato e dicendo loro dove possono acquistare foto, video o altri articoli di follow-up dal tuo evento.