Crea un elenco di ospiti

Non sono sicuro di quante persone da invitare o da chi invitare? Abbiamo tutto incluso nella nostra guida alla lista degli ospiti.

Aggiornato: 17 febbraio 2017 Salva Pin FB Annotare le tue emozioni ti aiuta ad affrontarle.

Decidere quali parenti invitare alla riunione può porre alcune sfide inaspettate. Le famiglie possono essere grandi, piccole, lontane, affiatate, in lotta o completamente fuori dal mondo. Dovresti invitare ogni discendente vivente della famiglia Osenhoffer, che si stabilì a Boston alla fine del 1700? Dovresti escludere l'eccentrico zio Al perché tende a mettere in imbarazzo tutti con le sue barzellette off-color? Dai un'occhiata ai nostri suggerimenti e consigli da tenere in considerazione durante la compilazione di una lista di invitati.

Dimensione del gruppo

Seleziona una dimensione di gruppo che ritieni di poter gestire. Alcuni organizzatori suggeriscono di iniziare da piccoli (genitori, figli e nipoti) il primo anno e aggiungendo rami familiari (cugini, zie e zii, ecc.) Per le riunioni successive. Se la tua famiglia è piccola per cominciare, invita tutti. Alcuni organizzatori potrebbero essere più inclini a raccogliere tutti i cugini sparsi in tutto il mondo. Altri che stanno cercando le radici familiari potrebbero espandere la lista per includere tutti i discendenti di un certo antenato. Esistono numerosi modi per espandere o limitare l'elenco degli ospiti. La linea di fondo: solo tu puoi decidere dove tracciare la linea.

Alcune famiglie sono piccole e affiatate, rendendo facile il processo di trovare tutti. Altri possono essere lontani, rendendo piuttosto arduo il compito di trovare questi individui. Ma la persistenza paga. Ecco alcuni suggerimenti:

• Nomini un "investigatore" di famiglia. Scegli qualcuno che ama la ricerca investigativa ed è disposto a prendersi il tempo e gli sforzi per ottenere risultati. Assicurati di essere il tuo investigatore'Il nome, l'indirizzo, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail vengono visualizzati in tutti gli indirizzi di riunione.

• Includi un elenco di membri della famiglia "mancanti" in ogni mailing e chiedi a chiunque abbia dei contatti di contattare la polizia. Qualsiasi piccolo indizio può aiutare.

• Alcuni indizi identificativi da cercare: nome della città natale; scuole frequentate e anni di laurea; età; occupazione; affiliazione religiosa; nome sposato; interessi speciali o formazione; affiliazione di comunità e / o club (Town Board, PTA, ecc.)

• Dai un'occhiata a questi libri, che potrebbero rivelarsi risorse utili: --

Find Anyone Fast di R. Johnson e Debra Johnson Knox (MIE Publishing, 1997) -- Ottieni i fatti su chiunque di Dennis King (Prentice Hall / Macmillan, 1999) -- Il direttorio delle associazioni familiari, 4a edizione (2001), Casa editrice genealogica, 1001 N. Calvert St., Baltimora, MD 21202; 800 / 296-6687; $ 34,95 più spese di spedizione e gestione.

• Assumi un genealogista professionista. Per individuare un genealogista vicino a te, consulta il Elenco delle persone certificate del consiglio per la certificazione dei genealogisti. Là's nessuna tassa per leggere la lista online. O visita Everton's Genealogical Helper rivista online, che offre un servizio di ricerca a pagamento.

Consiglio per la certificazione dei genealogisti

Everton's Genealogical Helper

• Stampa un annuncio riunione in un giornale o una rivista.

• Utilizzare i motori di ricerca di Internet come Google o Yahoo per un nome specifico o per la ricerca di pagine bianche.

Google

Yahoo

Pecora nera

Dovresti invitare la cosiddetta "pecora nera" della famiglia? A meno che quella persona non abbia commesso un crimine imperdonabile e atroce, invitalo a partecipare alla riunione. (Ancora incerto? La rapina a mano armata è un crimine atroce, non è vero dimenticare di chiamare la nonna Louise per il suo compleanno.) Le riunioni riguardano il disegnare le persone insieme, senza creare spaccature. esso'di solito è meglio invitare l'individuo e lasciar decidere se venire o meno.

A differenza della pianificazione di altri eventi speciali come un matrimonio o una festa di compleanno, le riunioni richiedono una comunicazione continua. A meno che la riunione sia molto piccola e tutti vivano nelle vicinanze, un invito one-shot non è generalmente sufficiente. Potrebbe essere necessario inviare circa tre annunci per garantire che tutti ricevano il messaggio e abbiano il tempo di rispondere e pianificare il viaggio. Anche se può sembrare un sacco di lavoro (ed è), mantenere la comunicazione in corso è il modo migliore per suscitare interesse, creare slancio e condividere tutti nel processo di pianificazione.

Primo invio

Questo iniziale mailing "esplorativo" - che dovrebbe essere inviato da circa 18 mesi a un anno prima del grande evento - può assumere la forma di una lettera o di un volantino. Per impostare il tono e incoraggiare il coinvolgimento, assicurarsi che la lettera sia il più entusiasta possibile. Fai sapere ai membri della famiglia che è in programma una riunione. Sollecitare la partecipazione della famiglia richiedendo date, orari e luoghi preferiti, idee per la riunione e una richiesta di volontari. Per limitare il campo, offrire alcuni suggerimenti concreti per il tempo e il luogo (ad esempio, "Memorial Park a Bergenfield il 4 luglio", anziché "Contea di Bergen a volte a luglio"). Dovresti anche chiedere quanti soldi sono disposti a spendere per la riunione al giorno e dare intervalli di prezzo. Se tu'Sto ancora cercando di rintracciare alcuni parenti da lungo tempo perduti, questa mailing iniziale è un buon momento per chiedere lead.

Per aumentare le probabilità di ricevere una risposta, includere una scadenza (circa quattro settimane), una busta affrancata (se il budget lo consente), oltre a numeri di telefono e indirizzi e-mail di tutti i membri del comitato di riunione. Per aiutare a trovare i parenti scomparsi, includere le informazioni di contatto per la famiglia "investigatore" per aiutarli a rintracciare.

Seconda spedizione

Questo secondo invio, che deve essere inviato da sei a nove mesi prima della riunione, è l'annuncio di tutti'Sta aspettando. Se il budget e il tempo lo consentono, puoi inviare inviti formali e stampati. Ma la maggior parte delle famiglie opta per lettere o volantini fatti in casa, arricchiti con illustrazioni, foto, caratteri interessanti e / o un emblema di famiglia per renderlo accattivante (vedi Newsletter, sotto). L'e-mail funziona bene per restare in contatto con le persone e rispondere alle domande. Ma per quanto riguarda gli inviti, i buoni volantini vecchio stile che possono essere attaccati al frigorifero sembrano funzionare meglio.

Questo mailing dovrebbe includere quanto segue: ora, data e luogo della riunione; informazioni di alloggio; tassa di registrazione; un modulo di registrazione (a volte fornito dall'hotel / struttura); procedura di pagamento; politica di rimborso dell'annullamento; indicazioni; e cosa portare. Potresti anche utilizzare questa opportunità per sollecitare i volontari e chiedere suggerimenti per programmi e giochi. Richiedi t-shirt / cap ordini.

Alcune famiglie includono anche un sondaggio, che può essere utilizzato per creare un libro di famiglia o per pianificare programmi durante la riunione. Le domande potrebbero includere: nomi e compleanni di tutti i membri della famiglia, compresi i bambini; professioni; anniversari; hobby preferiti, ricette, ecc.

Assicurati di includere una scadenza per le prenotazioni e le risposte, una busta affrancata (se il budget lo consente), oltre a numeri di telefono e indirizzi e-mail di tutti i membri del comitato di riunione.

Terzo invio

Circa sei-otto settimane prima, inviare un ultimo invio. Se vuoi solo aumentare l'entusiasmo e ricordare alla gente l'ora, il luogo e eventuali aggiornamenti o modifiche minori, invia una cartolina informale. Puoi anche inviare una lettera più lunga e completa che dovrebbe includere informazioni aggiornate; modifiche o aggiunte dell'ultimo minuto ai piani originali; un "calcio nei pantaloni" per ritardatari e procrastinatori (incoraggiarli a partecipare includendo un elenco di partecipanti); un programma di riunione; mappa e istruzioni; informazioni sull'autonoleggio; orari dei trasporti pubblici; e una lista di cose da portare (ad es. lista di vestiti, cimeli, repellente per insetti, parasole, macchine fotografiche, film, ecc.).

Newsletters

Con tutta l'eccitazione nell'aria, alcune famiglie iniziano newsletter in corso (o pagine web) come un modo per tenersi in contatto, fornire aggiornamenti sui piani di riunione e rafforzare i legami familiari. Le newsletter potrebbero contenere articoli inviati da vari autori di famiglia, date storiche di famiglia, foto, quiz, battute, annunci di nascita e morte, matrimoni, nuovi indirizzi, bambini' contributi, ecc.