Come organizzare i file
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Quando sviluppi un sistema per gestire l'afflusso di carta, è facile mantenere il controllo. Scopri come organizzare file e documenti importanti, oltre a imparare le buone abitudini che ti aiuteranno a domare la tigre di carta, in modo permanente.
Aggiornato: 17 febbraio 2017 Salva Pin FB In-Box centrale Designare uno spot per tutta la carta in arrivo - posta, ricevute, documenti scolastici, volantini, tutto. Una singola pila, anche se's considerevole, batte diversi piccoli quelli che crescono in giro per casa.
File di azione Esamina quotidianamente la casella di posta per estrarre gli articoli che richiedono attenzione. Ordinali per livello di urgenza in un "file di azione" in tre parti. Tieni il file all'aperto così tu'Mi ricorderò di controllarlo spesso.
Stazione dei rifiuti Tenere a portata di mano un distruggidocumenti, un cestino per il riciclaggio e un bidone della spazzatura in modo da poter gettare carta indesiderata non appena entra in casa, prima che colpisca la casella di consegna.
Schedario Se lo spazio lo consente, disponi di un schedario per documenti che non indossa'Ho bisogno di azione, basta archiviare. In caso contrario, raccogliere i documenti da archiviare in una scatola o una cartella di facile accesso. Trasferiscili alla conservazione a lungo termine, ovunque sia possibile, ogni mese.
Organizzare documenti importanti
L'organizzatore Charlotte Steill di Simply Put Organizing ha un sistema intelligente per identificare, archiviare e trattare documenti che richiedono attenzione, il tutto in pochi minuti al giorno:
1. Impostare un file di azione Decidi quale tipo di contenitore di file in tre parti si adatta al tuo stile organizzativo e allo spazio disponibile. Etichetta le sezioni "Esegui ora", "Esegui dopo" e "In sospeso".
Mancia: Il sistema che hai impostato per i tuoi documenti di azione - un file di fisarmonica, un selezionatore di desktop a filo, cassetti impilabili, cartelle colorate - dovrebbe corrispondere al tuo stile di archiviazione. Se tu'Se sei un pilota, hai bisogno di un promemoria visivo per gestire i documenti. I vassoi di plastica trasparenti da un negozio di forniture per ufficio mostrano quando è necessario intervenire su ogni categoria. Se tu're un filer, ti piace tutto al suo posto con il minimo ingombro visivo. Una casella di file desktop dotata di tre cartelle etichettate mantiene gli elementi di azione nelle vicinanze, ma sembra in ordine.
2. Ordina la tua casella di posta Per ogni oggetto nella tua casella di posta, chiediti, Qual è la prossima azione che deve accadere e quando? La risposta ti chiederà di salvarla in una delle categorie:
- "Fai ora" include tutto ciò di cui hai bisogno per agire nella prossima settimana. Esempi: bollette da pagare, polizze di autorizzazione, inviti a una festa con assegni RSVP
- "Fai più tardi" contiene gli elementi su cui intendi agire entro i prossimi tre mesi. Esempi: volantini per le vacanze, un'offerta di rifinanziamento della tua banca, un catalogo contenente qualcosa che hai intenzione di acquistare
- "In sospeso" include tutto ciò su cui si è in attesa di una risposta. Esempio: ricevuta per un acquisto per corrispondenza che non ha'sono arrivato
Qualunque altra cosa nella tua casella di posta è probabilmente un archivio o un documento di riferimento. I documenti d'archivio, come estratti conto bancari, appartengono allo schedario. Nessun ufficio in casa? Nascondere un classificatore sotto una console drappeggiata in tessuto nel vostro soggiorno o sala da pranzo. Al momento dell'imposta, lascia il posto al prossimo anno's documenti spostando vecchi documenti in un file di fisarmonica; quindi sposta il file nella memoria esterna.
3. Gestisci il tuo file di azione "Pensa a questa cosa come una cosa viva, che respira, come un pesce, che deve essere nutrita ogni giorno", dice Steill. Qui's come tenere il passo con i documenti in entrata e quelli che stanno aspettando nel tuo file di azione, quindi niente cade attraverso le crepe:
- Ogni giorno o due: ordina i documenti dalla casella di posta elettronica nel file di azione. Inoltre, apri il file Fai ora e agisci rapidamente sugli oggetti più urgenti.
- Una volta alla settimana: visita il file Fai più tardi e intraprendi le azioni che puoi, spostando gli elementi in altri file all'interno del tuo sistema o nel cestino. Peek at Pending e follow up secondo necessità. Mentre gli oggetti si risolvono da soli, riciclare la carta o metterla da parte per la conservazione a lungo termine.
- Una volta al mese: sposta i documenti di archivio sulla soluzione di archiviazione a lungo termine.
File Varie
don'Lascia che tutti quei documenti vari che vuoi salvare intasino la tua casella di posta o accumulino intorno alla casa. Tenerli a portata di mano ma fuori dalla vista con queste idee.
Articoli che vuoi leggere Tieni una busta di documenti nell'auto o nella borsa in modo da poter leggere mentre aspetti.
Ispirazione e pagine di riferimento delle riviste Conservare queste pagine in una cartella di file di fisarmonica con etichette per ogni categoria, come ad esempio ispirazione per la decorazione o idee per la cena.
Buoni e ricevute Conservare un portafoglio coupon con divisori in borsa o in auto.
Ragazzo's Arte e lavoro scolastico Una scatola con coperchio su un pratico ripiano è perfetta per riporre i bambini's lavoro scolastico. Colleziona giornali ogni giorno quando decidi se loro'ri-custodi.
Libri di istruzioni e garanzie Conservare queste informazioni nella stessa stanza dell'articolo, in un portariviste se si memorizzano più manuali. Stappare la ricevuta e la scheda di garanzia sulla copertina.
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